Cara Menggunakan ChatGPT untuk Kerja, dari Nol

Apa itu ChatGPT

ChatGPT adalah asisten AI buatan OpenAI. Cara memakainya seperti berkirim pesan: ketik permintaan, ChatGPT membalas dengan tulisan. Untuk kerja kantor, ChatGPT bisa menulis draf email, merangkum catatan rapat, menyusun kerangka laporan, menerjemahkan, dan membantu mencari ide.

ChatGPT mengerti bahasa Indonesia, termasuk bahasa sehari-hari, dan menjawab dalam bahasa Indonesia. Untuk informasi terbaru, ChatGPT bisa mencari di internet dan menyebutkan sumbernya.

ChatGPT bisa salah dengan nada yang sangat yakin. Anggap hasilnya draf dari staf baru: cepat dan berguna, tapi tetap diperiksa.

Langkah 1: Buka ChatGPT dan buat akun

1. 01Buka ChatGPTDi laptop, buka chatgpt.com. Di HP, pasang aplikasi ChatGPT dari Google Play atau App Store. Pastikan penerbitnya OpenAI: banyak aplikasi tiruan memakai nama dan logo yang mirip.
2. 02Daftar atau masukPilih daftar, lalu pakai email atau akun yang sudah ada, misalnya akun Google. Di sebagian negara ChatGPT bisa dicoba tanpa akun, tapi dengan akun riwayat percakapan tersimpan dan bisa dibuka lagi dari laptop maupun HP.
3. 03Mulai dari versi gratisVersi gratis cukup untuk semua contoh di panduan ini. Paket berbayar memberi batas pemakaian lebih tinggi dan fitur tambahan. Harga dan batasnya sering berubah, jadi cek langsung di halaman paket ChatGPT sebelum berlangganan.

Langkah 2: Kenali layarnya

• Kotak pesan di bagian bawah: tempat menulis permintaan.
• Tombol percakapan baru: memulai topik baru dari nol.
• Riwayat di samping: percakapan lama, bisa dibuka dan dilanjutkan.
• Ikon mikrofon: bicara, lalu suara diubah jadi tulisan. Praktis di HP untuk permintaan yang panjang.

Nama tombol bisa tampil dalam bahasa Indonesia atau Inggris, tergantung pengaturan bahasa di aplikasi.

Langkah 3: Kirim permintaan pertama

Mulai dari kerjaan yang benar-benar ada di meja hari ini. Misalnya membalas email pelanggan yang menanyakan pesanan terlambat. Ketik permintaannya, lalu kirim.

Buatkan email balasan untuk pelanggan yang komplain.

Hasilnya pasti jadi, tapi umum sekali: nama produk kosong, nadanya belum tentu cocok, panjangnya tidak pas untuk dikirim. ChatGPT tidak tahu apa pun tentang kantor, pelanggan, atau aturan yang berlaku. Semua itu harus ditulis.

Langkah 4: Tulis seperti memberi brief

Prompt adalah permintaan yang dikirim ke AI. Prompt yang baik bukan kata-kata ajaib, melainkan brief ke staf baru yang pintar: cakap, tapi belum tahu apa-apa soal kantor ini. Ceritakan situasinya, hasil yang diinginkan, dan aturan yang berlaku.

Saya admin toko kopi kecil yang berjualan lewat Instagram. Ibu Rina memesan 3 karton kopi bubuk. Kami janjikan tiba Senin, tapi sampai Kamis belum datang karena kurir terlambat akibat banjir di gudang transit. Ibu Rina mengirim email dengan nada marah.

Tolong buatkan email balasan yang meredakan kekesalannya dan memberi kepastian bahwa barangnya tiba hari Sabtu. Minta maaf sekali saja, jangan berulang-ulang. Jangan menjanjikan uang kembali atau potongan harga. Maksimal 120 kata, sopan tapi tidak kaku. Tulis subjek email dulu, lalu isinya.

Prompt ini lebih panjang, tapi hasilnya bisa langsung dikirim setelah dibaca sekali. Waktu untuk menulis brief kembali saat tidak perlu mengedit hasilnya.

Langkah 5: Perbaiki lewat pesan lanjutan

Jawaban pertama jarang langsung pas. Tidak perlu menulis ulang dari awal: ChatGPT mengingat isi percakapan yang sama, jadi cukup kirim pesan lanjutan seperti ini.

• "Lebih singkat, maksimal 3 kalimat."
• "Nadanya terlalu formal. Buat lebih hangat."
• "Buat 3 pilihan subjek email, lalu pilih yang paling jelas dan jelaskan alasannya."
• "Ada yang kurang jelas dari permintaan saya? Tanyakan dulu sebelum menulis."

Pesan terakhir berguna untuk kerjaan yang rumit: ChatGPT bertanya soal bagian yang belum jelas, dan jawabannya membuat brief makin lengkap. Untuk topik yang berbeda, buka percakapan baru supaya isi percakapan lama tidak ikut terbawa.

Contoh prompt untuk kerjaan kantor

Salin, ganti bagian dalam kurung siku dengan isi kerjaan sendiri, lalu kirim.

Berikut catatan rapat tim [NAMA TIM] tanggal [TANGGAL]. Catatannya berantakan karena ditulis cepat.

Buat ringkasan untuk dikirim ke grup WhatsApp tim:
- 3 sampai 5 keputusan rapat, masing-masing satu kalimat.
- Daftar tugas: siapa mengerjakan apa, dan deadline-nya.
- Hal yang belum diputuskan, kalau ada.

Jangan menambah apa pun yang tidak ada di catatan. Kalau nama atau deadline tidak jelas, tulis "(belum jelas)".

Catatan rapat:
[TEMPEL CATATAN DI SINI]

Saya [JABATAN] di [JENIS USAHA]. Setiap Jumat saya mengirim laporan mingguan ke atasan.

Ubah poin-poin di bawah menjadi laporan mingguan yang rapi:
- Tiga bagian: Yang selesai, Kendala, Rencana minggu depan.
- Kalimat pendek dan lugas.
- Angka tetap persis seperti di poin. Jangan menghitung ulang atau menambah angka baru.

Poin minggu ini:
[TEMPEL POIN DI SINI]

Saya harus presentasi soal [TOPIK] ke [SIAPA PENDENGARNYA] selama [DURASI] menit. Tujuannya supaya mereka [KEPUTUSAN ATAU TINDAKAN YANG DIHARAPKAN].

Susun kerangka presentasinya:
- Paling banyak 8 halaman.
- Tiap halaman: judul berupa kalimat kesimpulan, lalu 2 sampai 3 poin pendukung.
- Halaman terakhir berisi permintaan yang jelas ke pendengar.

Tanyakan dulu kalau ada informasi penting yang kurang.

Terjemahkan email di bawah ke bahasa Inggris untuk [SIAPA PENERIMANYA, misalnya calon klien di Singapura].

- Nadanya profesional dan ramah, bukan terjemahan kata per kata.
- Pertahankan semua angka, tanggal dan nama produk.
- Setelah terjemahannya, sebutkan dalam bahasa Indonesia bagian mana yang maknanya sedikit berubah.

Email:
[TEMPEL EMAIL DI SINI]

Saya mengelola [JENIS USAHA] di [KOTA]. Pelanggan utama kami [SIAPA PELANGGANNYA].

Beri 10 ide promosi untuk [MOMEN, misalnya akhir tahun] dengan anggaran kecil:
- Tiap ide satu baris: nama idenya, lalu cara menjalankannya.
- Tanpa iklan berbayar.
- Tandai 3 ide yang paling mudah dijalankan minggu ini.

Periksa sebelum dipakai

ChatGPT menulis dengan lancar, termasuk saat isinya salah. Sebelum hasilnya dikirim atau dipakai, cek empat hal ini.

• Angka, tanggal dan nama: cocokkan dengan sumber aslinya.
• Fakta dan aturan: untuk hal yang penting, minta ChatGPT mencari di internet dan menyebutkan sumbernya, lalu buka sumber itu.
• Nada: baca sekali dari sisi penerimanya.
• Tambahan yang tidak diminta: janji, angka atau kutipan yang tidak ada di brief.

Data yang jangan dimasukkan

Isi percakapan dikirim ke OpenAI. Di akun pribadi paket Gratis, Plus atau Pro, pengaturan "Tingkatkan model untuk semua orang" menyala dari awal, artinya percakapan boleh dipakai untuk melatih model OpenAI. Karena itu, jangan masukkan:

• Data pribadi pelanggan atau karyawan: nomor KTP, nomor rekening, alamat, gaji.
• Kata sandi, PIN dan kode akses apa pun.
• Kontrak, laporan keuangan atau rencana yang belum diumumkan.
• Apa pun yang dilarang aturan kantor. Tanyakan dulu ke atasan atau tim IT.

Kalau contoh nyata dibutuhkan, ganti dulu nama dan angkanya. ChatGPT tetap bisa membantu dengan data samaran.

1. 01Matikan pelatihan modelBuka Pengaturan, pilih Kontrol data, lalu matikan "Tingkatkan model untuk semua orang". Pengaturan ini berlaku untuk akun di laptop dan HP.
2. 02Pakai obrolan sementara untuk satu percakapanPercakapannya tidak masuk riwayat dan tidak dipakai untuk melatih model. OpenAI tetap bisa menyimpannya sampai 30 hari untuk keperluan keamanan.
3. 03Pakai akun kantor kalau adaMenurut OpenAI, isi akun ChatGPT Business dan Enterprise tidak dipakai untuk melatih model sejak awal. Kalau kantor sudah berlangganan, pakai akun itu untuk kerjaan kantor.

Langkah berikutnya

Cara tercepat menguasai ChatGPT adalah memakainya untuk satu kerjaan yang diulang setiap minggu. Pilih satu, tulis brief-nya, simpan prompt yang berhasil, lalu pakai lagi minggu depan.

Tanya jawab